内容証明郵便の送り方・書き方ガイド - 料金・文例付きで解説

貸したお金が返ってこない…
契約を解除したいのに相手が応じてくれない…
そんなトラブルで「確実に意思を伝え、証拠を残したい」と思っていませんか？

そんな時に役立つのが「内容証明郵便」です。

これは、日本郵便が「いつ、誰が、誰に、どんな内容の文書を送ったか」を公式に証明してくれる郵便サービスです。

この手続ガイドでは、内容証明郵便の送り方、書き方、費用について、初めての方にもわかりやすく解説します。

1. 内容証明郵便とは?

1-1. 内容証明郵便の定義

内容証明郵便とは、一般書留郵便に「内容証明」というオプションを付けた郵便サービスです。

日本郵便が、以下の3つを公式に証明してくれます。

• いつ送ったか(差出日)
• 誰が誰に送ったか(差出人と受取人)
• どんな内容を送ったか(文書の内容)

通常の郵便では、「送った」という事実を証明することは難しいですが、内容証明郵便なら、日本郵便が証明してくれるため、法的な証拠として使えます。

1-2. 内容証明郵便でできること・できないこと

内容証明郵便は便利なサービスですが、できることとできないことがあります。

✅ できること

• 「送ったこと」の証明
  郵便局が公式に証明するため、「受け取っていない」と言い逃れされにくい
• 証拠としての保管
  謄本(文書のコピー)が郵便局で5年間保管される
• 相手へのプレッシャー
  内容証明郵便が届くこと自体が、「本気で対応する」という意思表示になる

❌ できないこと

• 内容の真実性の証明
  日本郵便が証明するのは「その内容の文書を送った」という事実のみ。文書に書かれた内容が真実かどうかは証明しません
• 相手を強制的に従わせること
  内容証明郵便を送っても、相手が応じる義務はありません。あくまで「意思表示の証拠」です

1-3. 普通郵便・書留との違い

内容証明郵便と、普通郵便・書留の違いを整理しましょう。

普通郵便では配達の記録も残りません。

書留は配達の記録は残りますが、文書の内容までは証明しません。

内容証明郵便は、配達の記録に加えて、文書の内容まで証明してくれるため、法的な証拠として最も強力です。

2. 内容証明郵便はどんな時に使う？

2-1. 主な使用ケース

内容証明郵便は、主に以下のような場面で使われます。

金銭トラブル

• 貸したお金の返済請求
  友人や知人に貸したお金が返ってこない場合
• 売掛金の支払い請求
  取引先が代金を支払わない場合
• 損害賠償請求
  事故や契約違反による損害の賠償を求める場合

契約関連

• 契約解除の通知
  賃貸契約、売買契約などを解除する場合
• クーリングオフの通知
  訪問販売や電話勧誘販売でクーリングオフを行う場合
• 賃貸契約の解除
  賃貸物件の退去を通知する場合

その他

• 債権・債務の確認
  債権や債務の存在を確認する場合
• 時効の完成猶予(催告)
  内容証明で催告し、時効の完成を6ヶ月間猶予させる場合
• 退職届
  会社が退職届を受理してくれない場合

2-2. 内容証明郵便が向いているケース・向いていないケース

内容証明郵便は万能ではありません。

向いているケースと向いていないケースを見極めましょう。

向いているケース

• 法的手続きの前段階
  裁判を起こす前に、まず相手に正式に通知したい
• 相手との交渉が難航している
  口頭や普通郵便では相手が応じてくれない
• 証拠を残す必要がある
  後で裁判になる可能性があり、「通知した」証拠を残したい

向いていないケース

• 相手との関係を今後も維持したい
  内容証明郵便は強い意思表示のため、相手との関係が悪化する可能性がある
• 金額が少額で費用対効果が合わない
  内容証明郵便の費用(1,070円〜)が請求額に対して割に合わない場合
• 急ぎの連絡
  内容証明郵便の作成や郵便局での手続きに時間がかかるため、急ぎの場合は不向き

3. 内容証明郵便の送り方

3-1. 事前準備

ステップ1: 取扱郵便局を確認

内容証明郵便は、すべての郵便局で取り扱っているわけではありません。

以下の郵便局のみで取り扱っています。

• 集配郵便局
• 支社が指定した郵便局

事前に最寄りの郵便局に電話で確認するか、郵便局の公式サイトで検索しましょう。

ステップ2: 必要書類を準備

郵便局に行く前に、以下のものを用意しましょう。

• 内容文書(受取人に送るもの) × 1通
• 謄本(※1) × 2通
• 封筒(※2)
• 印鑑(念のため持参)
• 郵便料金(現金または切手)

※1 謄本(とうほん)とは？

謄本とは、内容文書を完全にコピーした書面のことです。

内容文書が「相手に送る正本」であるのに対し、謄本は「控えとして保管する写し」です。

作成方法

謄本は自分でコピー機などを使って作成します。

内容文書を作成したら、それを2部コピーしてください。

手書きで同じ内容を複写しても構いません。

ポイント

謄本は2通必要です。

1通は差出人が保管、もう1通は郵便局が5年間保管します。

※2 封筒について

封筒の種類やサイズに特別な指定はありません。

市販の封筒で問題ありません。ただし、以下を忘れずに記載してください。

• 差出人の住所・氏名
• 受取人の住所・氏名

【重要】封筒と内容文書の記載を完全一致させる

封筒に記載する差出人と受取人の住所・氏名は、内容文書に記載したものと一字一句同じものを記載してください。

これらが異なると郵便局で受け付けてもらえません。

封筒は郵便局で内容を確認するため、封をせずに持参します。

封筒に押されるスタンプについて

郵便局で内容証明郵便を出した場合、封筒には「内容証明」というスタンプは押されません。

封筒に押されるのは以下のスタンプです。

• 「書留」のスタンプ
  内容証明郵便は必ず一般書留として扱われるため、書留のスタンプが押されます
• 追跡番号のバーコードシール
  配達状況を追跡するための番号が記載されます
• 「配達証明」のスタンプ(オプションを付けた場合)
  配達証明を付けた場合のみ、このスタンプが押されます

「内容証明」の認証印は文書の方に押されます。

郵便局長名で「本郵便は～内容証明した」という認証文言と日付印が、あなたが作成した手紙の本文(差出人控え・郵便局控え・相手への送付分のすべて)の末尾に押されます。

封筒に「内容証明在中」と書くべきか？

封筒の表面に「内容証明在中」と書くかどうかは、差出人の自由です。

• 書かない場合(推奨)
  • 外見は普通の書留郵便に見える
  • 相手が何の書類か分からず開封してくれる可能性が高い
• 書く場合
  • 相手に事前にプレッシャーを与えられる
  • しかし、受取拒否をされるリスクが高まる
• 実務上の推奨
  受取拒否のリスクを避けるため、封筒には何も書かず、書留の表示のみにすることが一般的です。

3-2. 内容文書と謄本の作成

内容文書と謄本には、厳格なルールがあります。

字数・行数の制限

謄本には、字数と行数の制限があります。

使用できる文字

謄本には、以下の文字・記号のみ使用できます。

• 仮名(ひらがな、カタカナ)
• 漢字
• 数字
• 英字(固有名詞のみ)
• 括弧、句読点
• 一般的な記号(%、m2、kgなど)

NG例:

• 英語の文章(固有名詞以外)
• 絵文字、顔文字

同封できないもの

内容文書以外のものを同封することはできません。

• 図面
• 返信用封筒
• 為替証書
• 小切手などの有価証券

謄本が2枚以上の場合

謄本が2枚以上になるのは、文書の文字数が多い場合です。

1枚あたりの最大文字数は約520文字(縦書きの場合: 20字×26行)なので、それを超える文書は2枚以上必要になります。

計算例:

• 520文字以内:
  → 1枚
• 521〜1,040文字:
  → 2枚
• 1,041〜1,560文字:
  → 3枚

謄本が2枚以上になる場合は、つづり目に契印(割印とも呼ばれます)を押します。

これは差出人の印鑑で、ページがばらばらにならないよう、また改ざんを防ぐために押すものです。

文書を修正する場合

文書の文字を間違えた場合は、修正液や修正テープは使えません。

間違えた箇所を二重線で引き、その近くに正しい文字を書き加えます。

そして、欄外(余白)に「○字削除、○字加入」と書き、差出人の印鑑を押します。

例: 「金100万円」を「金110万円」に修正した場合
→ 「一字削除、二字加入」

3-3. 郵便局での手続き

代理人による差出し

内容証明郵便は、本人でなくても代理人が郵便局の窓口で手続きをすることが可能です。

その際、一般的には委任状は不要ですが、念のため差出人の印鑑と代理人の身分証明書を持参するとスムーズです。

窓口に提出するもの

郵便局の窓口で、以下のものを提出します。

1. 内容文書 × 1通
2. 謄本 × 2通
3. 封筒
4. 郵便料金

窓口でのやりとり

郵便局員が、謄本の字数・行数をチェックします。

問題がなければ受理され、受理番号が記載された控えを受け取ります。

この控えは大切に保管してください。

4. 内容証明郵便の書き方

4-1. 基本的な構成

内容証明郵便の文書は、以下の構成で作成します。

令和○年○月○日

受取人
〒xxx-xxxx
○○県○○市○○町○-○-○
○○株式会社
代表取締役 ○○ ○○ 殿

差出人
〒xxx-xxxx
○○県○○市○○町○-○-○
○○ ○○ 印

通知書

私は、貴社に対し、令和○年○月○日に貸し付けた金100万円の返還を求めます。

つきましては、本書到達後○日以内に、下記口座にお振込みください。

記

○○銀行 ○○支店
普通預金 口座番号 ○○○○○○○
口座名義 ○○ ○○

以上

※上記サンプルではマス目入りの原稿用紙ですが、通常の用紙でも構いません

4-2. ケース別の文例

利用目的によって、文書の内容は異なります。

以下から、あなたの目的に合った文例を確認してください。

4-3. よくある書き方の間違い

内容証明郵便の書き方で、よくある間違いを紹介します。

NG例1: 感情的な表現

❌ NG

あなたは詐欺師だ。今すぐ金を返せ。

✅ OK

契約内容と異なる対応があったため、返金を求めます。

理由

感情的な表現は、相手を刺激し、トラブルを悪化させる可能性があります。

冷静で事実に基づいた表現を心がけましょう。

NG例2: 曖昧な表現

❌ NG

できるだけ早く返してください。

✅ OK

令和○年○月○日までに返還してください。

理由

「できるだけ早く」では、具体的な期限がわかりません。

期限を明確に示すことで、相手に対応を促すことができます。

NG例3: 使用できない文字

❌ NG

Please return the money.

✅ OK

金銭の返還を求めます。

理由

英語の文章(固有名詞以外)は使用できません。

固有名詞(会社名、商品名など)のみ英字が使用可能です。

5. 内容証明郵便の費用

5-1. 料金の内訳

内容証明郵便の料金は、以下の3つの料金を合計した金額になります。

基本料金の構成

1. 郵便物の料金
   定形郵便物(50gまで): 110円
   定形外郵便物(規格内): 140円〜
2. 一般書留の料金
   480円(損害要償額10万円まで)
3. 内容証明の料金

• 1枚目:
  480円
• 2枚目以降:
  1枚につき290円加算

5-2. 内容証明の加算料金

謄本の枚数によって、内容証明の料金が変わります。

5-3. 料金計算の具体例

実際にどのくらいの費用がかかるか、具体例で確認しましょう。

例1: 謄本1枚、定形郵便の場合

• 郵便物の料金: 110円
• 一般書留: 480円
• 内容証明(1枚): 480円
• 合計: 1,070円

例2: 謄本2枚、定形郵便、配達証明付きの場合

• 郵便物の料金: 110円
• 一般書留: 480円
• 内容証明(2枚): 770円
• 配達証明: 350円
• 合計: 1,710円

例3: 謄本3枚、定形外郵便、配達証明・速達付きの場合

• 郵便物の料金: 140円
• 一般書留: 480円
• 内容証明(3枚): 1,060円
• 配達証明: 350円
• 速達: 300円
• 合計: 2,330円

5-4. オプション料金

内容証明郵便に付けられる主なオプションと料金です。

6. 内容証明郵便の注意点とよくある疑問

6-1. 受け取り拒否された場合

Q. 相手が受け取りを拒否したらどうなる?

A. 受け取り拒否でも「到達した」とみなされます

内容証明郵便が相手の住所に配達されたが、相手が受け取りを拒否した場合でも、法律上は「到達した」とみなされます。

理由:
郵便局が受け取り拒否の事実を記録するため、相手が故意に受け取らなかったことが証明されます。

次のステップ:
受け取り拒否された場合でも、裁判などの次のステップに進むことができます。

6-2. 不在で返送された場合

Q. 相手が不在で郵便が戻ってきたらどうなる?

「受け取り拒否」と「不在による返送」では、法的な効力が異なります。

郵便局での保管期間

内容証明郵便は一般書留として扱われるため、不在の場合は郵便局で7日間保管されます。

保管期間内に相手が受け取らない場合、差出人に返送されます。

不在による返送と受け取り拒否の違い

不在で戻ってきた場合の対処法

1. 再度送付する
   相手が一時的に不在だった可能性があるため、再度送付を試みる

2. 特定記録郵便で送付する
   ポストに投函されるため、不在でも届く。ただし内容証明の効力はない

3. 訴訟を提起する
   訴状は「公示送達」という方法で、相手が受け取らなくても送達できる

4. 相手の住所を調査する
   転居している可能性がある場合は、住民票の調査を検討

6-3. 内容証明郵便の効力発生日

Q. 内容証明郵便の効力はいつ発生する?

A. 相手に「到達した日」が効力発生日です

民法上、意思表示は相手に到達した時点で効力が発生します(到達主義)。

効力発生日の判断

配達証明との関係

配達証明を付けていると、配達日を証明するハガキが届きます。

このハガキに記載された日付が、効力発生日の証拠となります。

6-4. 専門家に頼むべきか？

内容証明郵便は自分で送ることも、専門家に依頼することもできます。

それぞれのメリット・デメリットを比較しましょう。

自分で送る場合

• メリット
  • 費用を抑えられる(郵送費のみ)
  • 自分のペースで作成できる
• デメリット
  • 書き方を間違えると効力がない
  • 法律の知識が必要
  • 時間と手間がかかる
• 向いているケース
  • シンプルな内容(金銭請求、契約解除など)
  • 定型的な文書
  • 費用を抑えたい

専門家に頼む場合

• メリット
  • 法的に正確な文書を作成してもらえる
  • 相手へのプレッシャーが大きい(専門家名義)
  • 今後の法的手続きもスムーズ
• デメリット
  • 費用がかかる(数万円〜)
  • 専門家とのやりとりに時間がかかる
• 向いているケース
  • 複雑な内容
  • 高額な請求
  • 裁判を視野に入れている

専門家の種類

6-5. 内容証明郵便を送れば相手が必ず応じてくれる？

A. いいえ、内容証明郵便は「証拠」であり、相手を従わせるものではありません

内容証明郵便は、「いつ、誰が、誰に、どんな内容を送ったか」を証明するものです。

相手が応じるかどうかは別問題です。

• 内容証明郵便の役割:
  • 「通知した」という証拠を残す
  • 相手に本気度を伝える
  • 裁判などの次のステップの準備
• 相手が応じない場合:
  • 調停や裁判などの法的手続きに進む
  • 弁護士に相談する
  • 消費生活センターなどに相談する

6-6. 相手に住所を知られたくない場合

Q. 自分の住所を相手に知られずに内容証明を送れる?

A. 原則として差出人の住所記載は必須ですが、専門家に依頼すれば回避できます

内容証明郵便では、内容文書と封筒に差出人の住所・氏名を記載する必要があります。

これは内国郵便約款で義務づけられており、省略することはできません。

住所を知られたくない場合の対処法

• 弁護士に依頼する(最も確実)
  弁護士が代理人として内容証明を送付する場合、差出人の住所は弁護士事務所の住所になります。
  本人の現住所を相手に知られる心配がありません。
• 行政書士に依頼する
  行政書士に文書作成と差出を依頼する場合も、行政書士の事務所住所を差出人住所として使用できる場合があります。
  事前に対応可能か確認してください。

やってはいけないこと

• 虚偽の住所を記載する(郵便法違反になる可能性)
• 他人の住所を無断で記載する
• 住所を省略する(郵便局で受け付けてもらえない)

6-7. FAXやメールではダメ？

内容証明郵便の代わりに、FAXやメールを使うことはできるのでしょうか?

それぞれの特徴を比較しましょう。

結論

裁判などの法的手続きを視野に入れている場合は、内容証明郵便が最も確実です。

6-8. 謄本の保存期間

Q. 謄本はどれくらい保存される？

A. 郵便局で5年間保存されます

郵便局に保管された謄本は、差出日から5年間保存されます。

• できること:
  • 差出人は5年以内であれば、謄本の閲覧を請求できる
  • 再度証明を受けることも可能(有料)
• 保管方法:
  • 差出人が受け取った謄本も大切に保管してください
  • 裁判などで証拠として使う場合があります

6-9. 内容証明郵便を送る前に確認すべきこと

内容証明郵便を送る前に、以下の点を確認しましょう。

相手の住所は正確か?

相手の住所が不明確だと、配達されない可能性があります。

事前に住民票や登記簿謄本で確認しましょう。

時効は成立していないか？

債権には時効(消滅時効)があります。

時効が成立していると、内容証明郵便を送っても意味がありません。

主な時効期間

• 一般債権(2020年4月以降に発生):
  権利を行使できることを知った時から5年、または権利を行使できる時から10年
• 不法行為による損害賠償請求権:
  被害者が損害および加害者を知った時から3年(人の生命・身体を害する場合は5年)

内容証明を送ると時効はどうなる？

内容証明郵便で支払いを催告すると、催告した時から6ヶ月間、時効の完成が猶予されます(民法150条1項)。

ただし、6ヶ月以内に裁判上の請求(訴訟・支払督促など)を行わなければ、猶予の効果は失われます。

時効が迫っている場合は、まず内容証明で催告して時間を稼ぎ、その間に法的手続きの準備を進めましょう。

時効援用の手続きについて詳しくは「 借金の時効は何年？時効援用のやり方と注意点 」の手続きガイドで解説しています。

本当に内容証明郵便が必要か？

内容証明郵便は、相手との関係を悪化させる可能性があります。

まずは電話や普通郵便で交渉し、それでも応じない場合に内容証明郵便を検討しましょう。

7. 電子内容証明サービス(e内容証明)

7-1. e内容証明とは

e内容証明は、インターネットで内容証明郵便を送れるサービスです。

日本郵便の公式サイトから利用できます。

特徴

• 24時間365日受付
• 自宅のPCから作成・送信可能
• 字数・行数のチェックも自動

7-2. e内容証明のメリット・デメリット

メリット

• 郵便局に行く必要がない
  自宅やオフィスから送信可能
• 24時間受付
  深夜や早朝でも送信できる
• クレジットカード決済可能
  現金を用意する必要がない
• 字数・行数のチェックが自動
  システムが自動でチェックしてくれる
• 窓口より安くなる場合がある
  謄本の枚数が少ない場合は、窓口より安価になる

デメリット

• 事前登録が必要
  Webゆうびんへの利用者登録が必要
• 初めての利用はハードルが高い
  操作に慣れるまで時間がかかる
• Microsoft Wordが必要
  文書作成にWord 2016 / 2019 / 2021 / Microsoft 365(デスクトップ版)が必要

7-3. e内容証明の料金

e内容証明の料金は、以下の合計金額になります。

料金計算の例

e内容証明文書1枚、謄本通常送付、配達証明なしの場合:
110円 + 19円 + 382円 + 304円 + 480円 = 1,295円

e内容証明文書1枚、謄本通常送付、配達証明ありの場合:
1,295円 + 350円 = 1,645円

郵便局窓口との料金比較

文字数が多い場合は、e内容証明のほうがお得です。

7-4. e内容証明の利用方法

詳細は日本郵便の公式サイトを参照してください。

基本的な流れは以下のとおりです。

1. Webゆうびんに利用者登録・ログイン
2. Wordファイルで内容証明文書を作成・アップロード
3. 差出人・受取人の住所氏名を入力
4. クレジットカードまたは料金後納で支払い
5. 送信(差出)ボタンを押して完了

8. まとめ

8-1. 内容証明郵便を送る前のチェックリスト

内容証明郵便を送る前に、以下の項目を確認しましょう。

• 内容証明郵便が本当に必要か検討した
• 相手の住所を正確に確認した
• 時効が成立していないか確認した
• 取扱郵便局を確認した
• 内容文書と謄本を作成した
• 字数・行数のルールを守った
• 封筒に住所氏名を記載した
• 印鑑を用意した
• 郵便料金を計算した

8-2. 送った後の流れ

内容証明郵便を送った後の流れは以下のとおりです。

1. 郵便局で受理
   窓口で受理され、受理番号を記載した控えを受け取る
2. 受理番号を控える
   控えは大切に保管
3. 相手に配達
   通常2〜3日で配達
4. 配達証明を受け取る
   オプションを付けた場合、配達証明のハガキが届く
5. 相手の対応を待つ
   相手から連絡があるか、期限まで待つ
6. 必要に応じて次のステップへ
   相手が応じない場合は、調停や裁判などの法的手続きへ

8-3. 困った時の相談先

内容証明郵便や法的トラブルで困った時は、以下の相談先を利用しましょう。

無料相談窓口

• 法テラス(日本司法支援センター)
  • 電話: 0570-078374
  • サイト: https://www.houterasu.or.jp/
  • 法的トラブルの無料相談
  • 法テラスへの相談方法や利用条件、費用などの詳細については「 法テラスの無料相談と費用立替 - 条件・予約方法を解説 」の手続きガイドで詳細を解説しています。
• 消費生活センター
  • 電話: 188(消費者ホットライン)
  • 契約トラブル、悪質商法の相談
• 弁護士会の無料相談
  • 各地の弁護士会で無料相談を実施
  • 予約制のため事前に確認

専門家

• 弁護士
  • 裁判を視野に入れている場合
  • 複雑な法的問題
• 行政書士
  • 書類作成のみを依頼したい場合
  • 費用を抑えたい
• 司法書士
  • 少額の金銭トラブル(140万円以下)
  • 簡易裁判所での訴訟

8-4. 最後に

内容証明郵便は、法的なトラブルで「確実に意思を伝え、証拠を残す」ための強力なツールです。

しかし、内容証明郵便を送っただけで問題が解決するわけではありません。

まずは相手との話し合いを試み、それでも解決しない場合に内容証明郵便を活用しましょう。

この手続ガイドが、あなたのトラブル解決の一助となれば幸いです。