マイナンバーカードなしで入社手続き〜個人番号の確認方法
「入社書類に個人番号カードが必要と書いてあったけど、マイナンバーカードを作っていない」
「カードがないと、入社手続きはできないの？」
——内定や採用が決まった直後に、こんな不安を抱える方は少なくありません。
結論からお伝えすると、会社が本当に必要としているのは「マイナンバーカード」そのものではなく、12桁の「マイナンバー(個人番号)」です。
カードを持っていなくても、番号を確認できる書類さえ準備すれば、入社手続きは問題なく進められます。
この手続きガイドでは、マイナンバーカードを持っていない人が、何を・どこで・どう準備すればよいのかを、状況別にわかりやすく整理します。
1. まず結論：会社が必要なのは「カード」ではなく「番号」
入社時に会社から「個人番号カードを提出してください」と言われると、「カードを作らないと入社できないのか」と慌ててしまいがちです。
しかし、会社が手続きで使うのは、カードという「モノ」ではなく、あなたのマイナンバー(個人番号)という「12桁の数字」です。
なぜ会社はマイナンバーを集めるのか
会社が従業員のマイナンバーを集めるのは、法律で義務づけられているためです。
デジタル庁「民間事業者における取扱いについて」によると、民間事業者は従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する必要があります。
つまり、税金や社会保険の手続きで番号を書類に記載するために集めているのであって、カードそのものを保管したいわけではありません。
会社が必要としているのは12桁のマイナンバー(個人番号)です。
マイナンバーカードを持っていなくても、番号を確認できる書類があれば入社手続きは進められます。
「個人番号カード」という言葉に惑わされない
入社案内に「個人番号カード」「マイナンバーカード」と書かれていても、多くの場合は「マイナンバーがわかる書類」を出してほしいという意味です。
実際、「会社が必要なのはマイナンバーであり、マイナンバーカードではない」「マイナンバー記載の住民票でよい」という案内は、多くの相談事例でも見られます。
書類の指定がわかりにくいときは、自己判断で慌ててカードを作りに行く前に、まず会社の人事・総務担当者に「マイナンバーがわかる書類でよいか」を確認するのが確実です。
2. マイナンバーカードがない人の本人確認の仕組み
会社がマイナンバーを取得するときは、「正しい番号か」と「本人のものか」を確かめる本人確認が必要です。
これは2つの確認に分かれています。
- 番号確認
提出された番号が、正しいマイナンバーであることの確認。 - 身元確認
手続きをしている人が、その番号の正しい持ち主であることの確認。
デジタル庁は、この本人確認の方法として原則的に次の3パターンを示しています。
| 方法 | 番号確認 | 身元確認 |
|---|---|---|
| マイナンバーカード1枚 | ◯(これ1枚で完了) | ◯(これ1枚で完了) |
| マイナンバー記載の住民票の写しなど + 運転免許証など | ◯(住民票で確認) | ◯(免許証などで確認) |
| カード代替電磁的記録 | ◯ | ◯ |
なお「カード代替電磁的記録」とは、スマートフォンに搭載した電子証明書など、カードの代わりとなる電子的な記録のことです。
マイナンバーカードがあれば1枚で両方を満たせますが、カードがない人は表の真ん中の組み合わせ、つまり「マイナンバー記載の住民票の写し」＋「顔写真付きの身分証(運転免許証など)」を用意するのが王道です。
勤め先と雇用関係にあることなどから「本人に間違いない」と会社が判断できる場合は、身元確認(免許証などの提示)が省略されることもあります。
その場合は番号確認だけで済むので、まずは会社の案内を確認しましょう。
3. 状況別・個人番号(マイナンバー)の確認方法
マイナンバーカードがない場合でも、自分の番号を確認・証明する方法は複数あります。
手元にある書類によって対応が変わるため、下のドロップダウンで自分の状況を選んで確認してください。
4. マイナンバー記載の住民票の取り方
カードを持っていない人にとって最も確実なのが、「マイナンバー記載の住民票の写し」を取得する方法です。
ここでつまずく人が非常に多いので、ポイントを押さえておきましょう。
「マイナンバー記載」を必ず指定する
住民票の写しは、何も言わずに請求すると、通常はマイナンバーが載っていない状態で発行されます。
請求書(申請書)に「マイナンバー(個人番号)を記載する」というチェック欄があるので、必ずそこを指定してください。
「マイナンバー記載」を指定し忘れると、番号が載っていない住民票が発行され、会社に提出できず取り直しになります。
実際に「コンビニで取ったらマイナンバーが載っておらず、取り直しになった」という声も多くあります。請求時に必ず確認しましょう。
必要なものと手数料
窓口で住民票の写しを取得する際に必要なものは、おおむね次のとおりです。
- 本人確認書類
運転免許証、健康保険証など。 - 手数料
1通あたり200〜300円程度(自治体によって異なります)。
代理人が取得する場合や郵送請求の場合は、別途委任状などが必要になることがあります。詳しくはお住まいの自治体の案内を確認してください。
コンビニ交付はカードがある人だけ
「住民票はコンビニで取れる」と聞いたことがあるかもしれませんが、コンビニ交付サービスを使うにはマイナンバーカード(またはスマホ用電子証明書)が必要です。
カードを持っていない人はコンビニ交付を利用できないため、市区町村の窓口で請求するのが基本になります。
自治体によって窓口の場所や受付時間、出張所での取り扱いが異なります。お住まいの市区町村での取得方法を調べてみましょう。
5. 会社へのマイナンバーの提出方法と注意点
書類が準備できたら、会社の指示に従ってマイナンバーを提出します。
提出方法は会社によって異なり、主に次のパターンがあります。
- 対面で提示する
原則は、本人確認書類の「提示」です。
入社初日などに、住民票や身分証を見せて確認してもらいます。 - 郵送で提出する
本人確認書類の写し(コピー)を郵送します。 - オンラインで提出する
書類の写しをメールで送る、または専用システムにアップロードします。
提出するときの組み合わせ
カードを持っていない人が提出する書類は、基本的に次の組み合わせになります。
- 番号確認書類: マイナンバー記載の住民票の写し(または条件を満たす通知カード)
- 身元確認書類: 運転免許証など顔写真付きの身分証
マイナンバーは重要な個人情報です。
メールで写しを送る場合はファイルにパスワードを設定する、提出先が会社の正規の窓口か確認するなど、取り扱いには十分注意してください。提出方法に不安があるときは、会社の担当者に安全な方法を確認しましょう。
入社手続きで必要になる書類はマイナンバー関連だけではありません。入社時の必要書類全体は、次の手続きガイドにチェックリストでまとめています。
6. よくある疑問：提出は拒否できる？カードは作るべき？
マイナンバーの提出は拒否できる？
「個人情報を会社に知られたくない」という理由で、提出をためらう人もいます。
法律上、従業員本人にマイナンバーを提出する義務や罰則は定められていません。
一方で、会社には社会保障・税の書類にマイナンバーを記載する義務があります。デジタル庁は、従業員が提供を拒んだ場合、会社は「法令で定められた義務であること」を周知して提供を求め、それでも提供されないときは書類の提出先機関の指示に従う、としています。
つまり、拒否しても直ちに罰せられることはありませんが、社会保険や年末調整などの手続きで会社・本人双方に手間が生じる可能性があります。提出先である会社のマイナンバーの管理方法に不安がある場合は、利用目的や保管方法を確認したうえで対応するとよいでしょう。
この機会にマイナンバーカードを作るべき？
入社をきっかけに、マイナンバーカードの作成を検討する人も多いです。
カードがあれば、今後はこれ1枚で番号確認と身元確認が完結し、住民票のコンビニ交付も使えるようになります。
ただし、カードの申請から受け取りまでには一定の期間がかかります。入社日までに間に合わないこともあるため、急ぎの入社手続きには「マイナンバー記載の住民票」で対応し、カードは並行して申請するのが現実的です。
カードの申請方法や使い方は、次の手続きガイドで詳しく解説しています。
よくある質問(FAQ)
Q. 通知カードをなくしてしまい、自分のマイナンバーがわかりません。
A. マイナンバー記載の住民票を取れば確認できます。
通知カードは廃止されており再発行できませんが、市区町村の窓口でマイナンバー記載の住民票の写しを取れば、自分の番号を確認できます。
調べ方や申請の詳しい手順は、通知カードの紛失に関する手続きガイドも参考にしてください。
Q. 住民票はコンビニで取れますか？
A. マイナンバーカードがないとコンビニでは取れません。
コンビニ交付サービスの利用には、マイナンバーカード(またはスマホ用電子証明書)が必要です。
カードを持っていない人は、市区町村の窓口で住民票の写しを請求してください。その際、「マイナンバー記載」を指定するのを忘れないようにしましょう。
Q. 会社から家族のマイナンバーも提出するよう言われました。
A. 扶養家族がいる場合は、家族の番号も必要になることがあります。
税や社会保険の手続きで扶養親族のマイナンバーを記載する必要があるため、会社が扶養家族分の番号を求めるのは正当な場合があります。
不安なときは、何の手続きのために必要なのか(利用目的)を会社に確認しましょう。
Q. マイナンバーカードを申請中です。届くまで入社手続きはできませんか？
A. カードの到着を待つ必要はありません。
カードが届くまでの間も、マイナンバー記載の住民票の写しで番号を確認・提出できます。
入社手続きを止めずに進められるので、急ぎの場合は住民票で対応しましょう。
Q. オンラインで書類の写真を送るのが不安です。
A. 会社の正規の方法か確認し、安全に送る工夫をしましょう。
提出先が会社の正規の窓口・システムであることを確認したうえで、ファイルにパスワードを設定するなど、できる範囲でセキュリティに配慮して送信してください。
方法に不安があるときは、対面での提示が可能か会社の担当者に相談するのも一つの方法です。
まとめ
マイナンバーカードを持っていなくても、入社手続きは問題なく進められます。
最後に、要点を整理しておきましょう。
- 会社が必要なのは「カード」ではなく「番号(マイナンバー)」
カードを作らなくても、番号を確認できる書類があれば手続きできます。 - カードがない人の王道は「マイナンバー記載の住民票」＋「顔写真付き身分証」
番号確認と身元確認の2つを満たす組み合わせです。 - 住民票はデフォルトでマイナンバーが載らない
請求時に「マイナンバー記載」を必ず指定してください。
指定し忘れると取り直しになります。 - 通知カードは条件付きで使える／個人番号通知書は証明書類として使えない
手元の書類に応じて、必要なら住民票を取得しましょう。 - コンビニ交付はカード保有者のみ
カードがない人は市区町村の窓口で請求するのが基本です。
入社日が迫っていても、住民票さえ準備すれば慌てる必要はありません。自分の状況に合った方法で、落ち着いて手続きを進めましょう。
