歓送迎会の幹事マニュアル - 準備・進行・挨拶例文まで

「歓送迎会の幹事を任されたけど、何から手をつければいいの？」
「司会や挨拶で何を言えばいいかわからない」
「もう来週なのに、準備が間に合うか不安…」

初めて幹事を任された若手の方からは、こうした声がよく聞かれます。

でも安心してください。幹事に求められるのは話のうまさではなく、段取りと準備です。

この手続きガイドでは、歓送迎会の幹事がやることを準備から当日、翌日まで時系列で整理し、挨拶の順番や役職順のルール、そのまま使える司会の台本と挨拶例文、進行表のひな型までまとめました。

読み終えるころには、自信を持って当日を迎えられるはずです。

1. 歓送迎会の幹事がやること全体像

まずは幹事の仕事の全体像をつかみましょう。

細かい作業はたくさんありますが、やるべきことの流れさえ頭に入れておけば、慌てずに進められます。

1-1. 歓迎会と送別会の違いと目的

歓送迎会は「歓迎会」と「送別会」をまとめて呼ぶ言葉です。

1つの会で新しく来る人を迎え、去る人を送り出すケースも多くあります。

• 歓迎会
  新しく異動・入社してきた人を迎える会。
  主役は「迎えられる人」で、これからの活躍を応援し、職場になじんでもらうことが目的です。
• 送別会
  異動・退職などで職場を去る人を送り出す会。
  主役は「送られる人」で、これまでの感謝を伝え、新天地へ気持ちよく送り出すことが目的です。

歓送迎会では「迎えられる人」と「送られる人」の両方が主役になります。

どちらにも配慮しながら会を進めるのが、幹事の腕の見せどころです。

1-2. 幹事の役割は「司令塔」

幹事と聞くと「司会で面白いことを言わなければ」と気負ってしまいがちですが、その必要はありません。

幹事の本当の役割は、会を滞りなく進める司令塔になることです。

経験者の多くが「結婚式の司会のような完璧さは不要。大事なのはどれだけスムーズに進められるか」と口をそろえます。

1-3. 準備から当日・翌日までの全体スケジュール

幹事の仕事は、大きく「準備」「当日」「翌日」の3つの段階に分かれます。

それぞれの段階で具体的に何をするのか、次の章から順番に見ていきましょう。

2. 【準備編】当日までの幹事チェックリスト

幹事の成否は準備で9割決まります。

開催日から逆算して、余裕を持って進めましょう。

2-1. 準備の手順チェックリスト

準備は次の順番で進めると、抜け漏れなく進められます。

• 予算を決める
  1人あたりの会費の目安を決めます。
  飲み放題付きのコースなら、3,500〜5,000円程度が一般的です。
• 日程を調整する
  主役(迎えられる人・送られる人)と上司の都合を最優先で押さえます。
• 参加人数を確定する
  出欠を取り、人数を確定させます。
• 会場を選び、予約する
  人数・予算・アクセスに合った店を予約します。
• 案内メールを送る
  日時・会場・会費・出欠期限を伝えます。
• 挨拶・乾杯・締めを依頼する
  挨拶をお願いする人に、事前に役割を伝えておきます(根回し)。
• 記念品・花束を手配する(送別の場合)
  送られる人へのプレゼントを準備します。
• 進行表・台本を作る
  当日の流れと話す言葉を書き起こしておきます。
• 会費を集める
  事前徴収か、当日・翌日精算かを決めておきます。

2-2. 会費の考え方

会費で特に迷いやすいのが、主役の扱いです。

会費は事前に集めておくか、当日受付で集金するとスムーズです。

当日バタバタしそうな場合は、翌日以降にまとめて精算する方法もあります。

2-3. 会場選びのポイント

会場選びは、参加者の満足度を大きく左右します。

以下のポイントを押さえて選びましょう。

• 個室・半個室があるか
  挨拶や歓談がしやすく、周囲を気にせず楽しめます。
• 予算に合うコースがあるか
  飲み放題付きのコースだと、会計が読みやすく安心です。
• アクセスがよいか
  会社や駅から近いと、参加者が集まりやすくなります。
• 苦手な食べ物・アレルギーに対応できるか
  主役や参加者に確認しておくと丁寧です。

会場選びや会費の相場、領収書の扱いなど、幹事の基本的な段取りは、飲み会全般に共通します。

より詳しい店選びのコツは、次の手続きガイドもあわせて参考にしてください。

2-4. 準備スケジュールを逆算する

「いつまでに何を終わらせればいいの？」と不安な方は、開催日から逆算してスケジュールを立てましょう。

以下のツールに歓送迎会の開催日を入力すると、各準備の目安期限を計算できます。

3. 案内メールの書き方と例文

参加者に予定を伝える案内メールには、必要な情報を漏れなく盛り込みましょう。

3-1. 案内メールに必ず書く項目

最低限、以下の項目を記載します。

• 日時
  開始時刻と、できれば終了予定時刻も添えます。
• 会場
  店名・住所・電話番号・地図のリンクやアクセス。
• 会費
  1人あたりの金額を明記します。
• 集金方法
  事前徴収か当日集金か、支払い方法を伝えます。
• 出欠の返信期限
  いつまでに返事がほしいかを明確にします。

3-2. 案内メールの例文

そのまま使える社内向けの例文です。

件名: 【3/27(金)】〇〇さん歓送迎会のご案内

お疲れさまです。〇〇部の(氏名)です。

このたび、〇〇さんの歓迎と△△さんの送別を兼ねて、
下記のとおり歓送迎会を開催します。
ご多用のところ恐縮ですが、ぜひご参加ください。

■日時：3月27日(金)19:00〜21:00
■会場：居酒屋〇〇 △△店(駅から徒歩3分)
　　　　TEL：00-0000-0000
■会費：4,000円(当日、受付にて集金します)

お手数ですが、3月20日(金)までに
出欠のご返信をお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

4. 【当日編】歓送迎会の進行の流れと進行表

ここからは、当日の進行について解説します。

基本の流れと時間配分を押さえておけば、当日落ち着いて司会を務められます。

4-1. 基本の式次第(進行の流れ)

歓送迎会の進行は、次の流れが一般的です。

1. 開会のあいさつ
   司会(幹事)が開始を宣言します。
2. はじめのあいさつ
   その場で最も役職の高い人にお願いします。
3. 乾杯
   役職が3番目くらいの人に音頭をお願いします。
4. 食事・歓談
   しばらく自由な時間をとります。
5. 記念品・花束の贈呈(送別の場合)
   送られる人へプレゼントを渡します。
6. 迎えられる人のあいさつ
   新しく加わる人から一言もらいます。
7. 送られる人のあいさつ
   去る人から一言もらいます。
8. 中締め(締めのあいさつ)
   役職が2番目の人にお願いします。
9. 閉会のあいさつ
   司会(幹事)が終了を告げ、二次会や忘れ物を案内します。

挨拶を誰にお願いするかには定番のルールがあります。

詳しくは「5. 挨拶の順番と役職順のルール」で解説します。

4-2. 2時間の進行表・タイムスケジュール例

2時間(19:00〜21:00)で開催する場合のタイムスケジュール例です。

4-3. 席次(上座・下座)のマナー

席の配置にも、押さえておきたいマナーがあります。

• 上座(入口から遠い奥の席)
  主役と、最も役職の高い人に座ってもらいます。
• 下座(入口に近い席)
  幹事が座ります。
  店員とのやり取りや、遅れて来た人の案内がしやすいためです。

幹事が複数いる場合は、上座と下座に分かれて座ると、会全体に目を配りやすくなります。

5. 挨拶の順番と役職順のルール

挨拶は「誰に・どの順番でお願いするか」が決まっています。

ここを間違えると失礼にあたるので、しっかり押さえておきましょう。

5-1. 役職順の基本ルール

挨拶を依頼するときは「役職が高い人から順に」が基本です。

ただし、乾杯と中締めには少し工夫があります。

主役(迎えられる人・送られる人)は、はじめのあいさつや締めではなく、専用の挨拶の場面で話してもらいます。

迎えられる人や送られる人が複数いる場合は、いずれも役職や年次が上の人から順に挨拶してもらいます。

人数が多くて時間がとれないときは、代表者に一言もらい、ほかの人は自己紹介だけにしてもかまいません。

5-2. 迎える人と送られる人、どちらが先か

歓迎と送別を1つの会で行う場合、一般的には次の順番です。

• 迎えられる人のあいさつ
  乾杯後の歓談がひと段落したころに。
  新しい仲間を参加者に紹介する意味合いもあります。
• 送られる人のあいさつ
  会の終盤に。
  別れの言葉はじっくり聞けるよう、余裕を持った時間を確保します。

5-3. 挨拶は必ず事前にお願いしておく

挨拶・乾杯・締めをお願いする人には、当日いきなり振るのではなく、必ず事前に依頼しておきましょう。

• 「当日、〇時ごろに乾杯の音頭をお願いできますか」と役割と時間を伝える
• 当日も、出番の少し前に「このあとお願いします」と声をかける

この一手間があるだけで、お願いされた人も準備でき、進行もスムーズになります。

6. そのまま使える挨拶・司会の例文集

ここでは、場面別・立場別にそのまま使える例文を紹介します。

自分の状況に合わせて、名前や年数を入れ替えて活用してください。

6-1. 司会の進行台本

司会(幹事)が進行で使う言葉の台本です。

• 開会のあいさつ
  「皆様、お疲れさまです。お時間になりましたので、ただいまより〇〇さんの歓迎会、そして△△さんの送別会を始めます。
  本日司会を務めます、〇〇部の(氏名)です。どうぞよろしくお願いいたします」
• はじめのあいさつの紹介
  「まずは開会にあたりまして、〇〇部長より一言ご挨拶を頂戴したいと思います。部長、よろしくお願いいたします」
• 乾杯の音頭の紹介
  「ありがとうございました。続きまして、乾杯の音頭を〇〇課長にお願いいたします。皆様、グラスのご準備をお願いします」
• 歓談への案内
  「お食事とお飲み物のご用意ができております。しばらくの間、ご歓談をお楽しみください」
• 贈呈の進行(送別の場合)
  「宴もたけなわではございますが、ここで主役の△△さんへ、部署一同より記念品を贈呈いたします」
• 中締めの紹介
  「楽しいお時間もそろそろお開きが近づいてまいりました。ここで中締めとして、〇〇部長に一本締めをお願いいたします」
• 閉会のあいさつ
  「以上をもちまして、本日の歓送迎会をお開きとさせていただきます。お忘れ物のないようご確認ください。
  なお、二次会を〇〇にて予定しております。ご参加の方は私のところまでお集まりください。本日はありがとうございました」

6-2. 立場別の挨拶例文

自分の役割を選ぶと、その場面の挨拶例文が表示されます。

7. 幹事の立ち回りと失敗しないコツ

進行表と台本を用意したら、あとは当日の立ち回りです。

ちょっとした気配りで、会の印象は大きく変わります。

7-1. 当日の動き方

• 早めに会場入りする
  開始の15〜30分前には店に着き、席の配置や進行を最終確認します。
• 入口で参加者を案内する
  来た人を席へ案内し、主役や上司を上座にお通しします。
• 注文はてきぱきと
  ドリンクや料理の追加は、こまめに気を配って対応します。

7-2. 主役・参加者への配慮

• 主役を会話の中心に
  主役が一人にならないよう、周囲の人と話せるよう声をかけます。
• お酒を無理にすすめない
  飲めない人やお酒を控えている人には、ソフトドリンクを用意します。
  一気飲みやお酌の強要は、ハラスメントになるため絶対に避けます。
• 新人や若手をフォローする
  会話に入れず孤立していないか、さりげなく目を配ります。

7-3. 会計をスムーズにする

会計でもたつくと、せっかくの会の余韻が冷めてしまいます。

• 会費は事前に集めておくか、受付で集金しておく
• 店への支払いは幹事がまとめて行う
• 経費精算が必要な場合は、領収書を必ずもらう(宛名は会社の指定を確認)

8. 【翌日編】お礼と後片付け

会が終わっても、幹事の仕事はもう少し続きます。

最後まで丁寧に対応すると、好印象で締めくくれます。

8-1. 翌営業日のお礼

翌営業日には、参加してくれた人や挨拶を引き受けてくれた上司に、お礼を伝えましょう。

• 顔を合わせたときに「昨日はありがとうございました」と一言添える
• 全員へはお礼のメールやチャットでまとめて伝えてもよい

8-2. お礼メールの例文

件名: 昨日の歓送迎会のお礼

お疲れさまです。〇〇部の(氏名)です。

昨日はお忙しい中、〇〇さんの歓送迎会にご参加いただき、
ありがとうございました。

皆様のおかげで、和やかで温かい会になりました。
〇〇さん、△△さんも喜んでくださり、幹事として大変うれしく思います。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

8-3. 精算・領収書の処理

会社の経費で一部を補助する場合や、立て替えがある場合は、早めに精算しましょう。

• 領収書を経理に提出する
• 集めた会費と支払額の差額を、参加者に返金または追加徴収する

精算の記録を残しておくと、後でトラブルになりません。

よくある質問(FAQ)

Q. 幹事も挨拶をしないといけませんか？

A. 開会と閉会のあいさつは、司会を兼ねる幹事が行うのが一般的です。

ただし、これは進行のための短い言葉で十分です。

「ただいまより始めます」「これでお開きとします」といった案内ができれば問題ありません。

格式ばったスピーチをする必要はないので、安心してください。

Q. 迎える人と送られる人、どちらの挨拶が先ですか？

A. 一般的には、迎えられる人が先、送られる人が後です。

新しく加わる人を会の前半で紹介し、去る人の挨拶は会の終盤にじっくり聞く流れが自然です。

ただし職場の慣例によっては逆の場合もあるため、迷ったら前年の進行表や先輩のやり方に合わせましょう。

Q. 主役や上司から会費はもらいますか？

A. 主役(迎えられる人・送られる人)からは、原則もらいません。

送別会では、送られる人の会費や記念品代を、ほかの参加者で分担して負担します。

上司から多めに包んでもらえる場合もありますが、こちらから要求するものではありません。

Q. 乾杯や締めは誰に頼めばいいですか？

A. 乾杯は3番目くらいの役職の人、締めは2番目に役職が高い人にお願いするのが基本です。

はじめのあいさつは最も役職が高い人にお願いします。

いずれも当日いきなり振らず、事前にお願いしておきましょう。

Q. 司会で緊張します。うまくやるコツはありますか？

A. 台本を用意して、堂々と読み上げれば大丈夫です。

司会に求められるのは話のうまさではなく、進行のスムーズさです。

「6-1. 司会の進行台本」を手元に置いて、次に何をするか迷わない状態を作っておきましょう。

多少言葉に詰まっても、会を良くしようとする姿勢は必ず伝わります。

Q. 二次会は用意すべきですか？

A. 必須ではありませんが、用意すると喜ばれることが多いです。

事前に二次会の会場を1軒押さえておくと、当日スムーズに案内できます。

参加は自由とし、人数が読めない場合は当日の流れで決めても構いません。

まとめ

歓送迎会の幹事は、やることが多くて最初は不安になるものです。

しかし、ポイントを押さえて準備すれば、決して難しいものではありません。

• 幹事の役割は司令塔
  完璧な司会よりも、スムーズな進行を心がける。
• 準備が9割
  開催日から逆算し、会場予約・案内・挨拶の依頼を計画的に進める。
• 挨拶は役職順が基本
  はじめは最上位、乾杯は3番目、締めは2番目。事前のお願いを忘れずに。
• 台本と進行表を手元に
  そのまま使える例文を準備しておけば、当日落ち着いて進められる。
• 気配りで差がつく
  主役を立て、お酒を無理にすすめず、安全と時間に配慮する。

しっかり準備して、主役にとっても参加者にとっても心に残る、温かい歓送迎会にしてください。